A IMPORTÂNCIA DE USAR UM SISTEMA DE GESTÃO

Sistema de Gestão Empresarial

A IMPORTÂNCIA DE USAR UM SISTEMA DE GESTÃO

24 de setembro de 2021 BeeFood 0

Há alguns anos era considerado um luxo e só estava ao alcance de hotéis de luxo e grandes redes de restaurantes, hoje em dia, ter um Ponto de Venda (P.D.V.) integrado com um sistema do Planejamento de Recurso Empresarial (E.R.P.), é algo acessível para qualquer tamanho e tipo de negócio alimentício. Com tantos canais de vendas e frentes abertos, ter visibilidade total interligando os movimentos de diversos departamentos de uma empresa é crucial para as tomadas de decisões assertivas. Entre outros muitos benefícios, o uso de um sistema completo possibilita a automação, o armazenamento e a visibilidade de todas as informações do negócio de forma instantânea e precisa. 

Usar a tecnologia ao nosso favor nos permite automatizar processos manuais que não agregam valor (e sujeitos a erros humanos). Implementar um sistema de gestão pode ser comparado a criar uma verdadeira espinha dorsal para o seu negócio. Graças a ele, podemos aproveitar as equipes para vender e cuidar do atendimento ao cliente gerando valor para o negócio.

Uma vez que usamos um E.R.P. e alimentamos ele da informação correta, poderemos sacar ainda mais proveito integrando ela com outras soluções do mercado como por exemplo chatbot para o WhatsApp (respostas automatizadas) como também poderemos  possuir um link para ter um delivery próprio como também ter integração com os diferentes Marketplace disponíveis (porém, sem depender deles).

Benefícios de usar um sistema de gestão:

  • Aproveitar a mão de obra para agregar valor (vendas, atendimento ao cliente, etc…)
  • Criação de Fichas Técnicas de produtos
  • Possibilita conectar com outras soluções do mercado como Marketplace de delivery, S@T, Impressoras em diferentes setores da operação, Tablets, etc…
  • Visibilidade via relatórios em tempo real (de vendas, controle de estoque, finanças, etc…)
  • Controle interno dos contatos dos clientes possibilitando campanhas de marketing, etc…
  • Controle de estoque em função do consumo
  • Chatbot para conversas automatizadas a través do WhatsApp (respostas e avisos de status dos pedidos de delivery, etc…).
  • Criar cupom de desconto via código de promoções
  • Emissão de cupom fiscal
  • Geração de QR Code para o cardápio do local
  • Dados protegidos em base a LGPD
  • Menos risco de roubo desde a gestão do caixa

Ao longo da minha carreira e depois de já quase 28 anos de experiência desde a Europa e depois de muitos projetos relacionados com a tecnologia, costumo dizer que não existe uma solução perfeita e única para todos os negócios. Na atualidade, contamos com muitas opções boas para o ramo da alimentação que cabem no orçamento de até microempreendedores. Cada negócio terá a sua necessidade e capacidade de pagamento. Existem sistemas excelentes que custam R$1500-R$3000 por mês, porém esse valor pode ou não, fazer sentido em função da sua estrutura e capacidade financeira. Também poderá achar muito boas opções por só R$100-R$300. Então vem aí uma grande decisão; qual escolher? É comum que os donos de negócio escolham um sistema que não é de acordo as necessidades do negócio. Isso gera custos desnecessários, frustração e até um grande stress para toda a operação na hora de migrar para outro sistema. Por isso é tão importante acertar de primeira a sua escolha. Vou te ajudar a definir como escolher o sistema de gestão mais adequado as suas necessidades. Não é bom pagar caro para um sistema que não será bem aproveitado e pior ainda é ter um que não está à altura. 

Pontos chaves para a melhor escolha

Recomendo definir os critérios a serem considerados para poder escolher o melhor sistema disponível para o seu negócio:

  1. Listar as suas necessidades internas como canais de vendas, (Marketplace, Salão, Bar, Cafeteria, etc…), número de usuários, etc…
  2. Adquirir um sistema de gestão E.R.P. integrado com P.D.V. com link de delivery direto e integração com os Marketplace.
  3. Poder configurar restrição de usuários para diferentes níveis de colaboradores.
  4. Ter agilidade para os colaboradores (rápido e com opção tátil).
  5. Quais são os equipamentos precisos para implementar o sistema em questão? Listar equipamentos a serem comprados.
  6. De fácil implementação e com suporte técnico disponível executando o processo inicial (incluindo treinamento da equipe).
  7. Bom atendimento ao cliente disponível (quanto mais humano, melhor!).
  8. Visual amigável para os colaboradores da operação e atendimento direto com clientes (com fotos e layout claro).
  9. Disponibilidade de relatórios e dashboards com possibilidade de downloads em diferentes formatos do Office.
  10. Revisar a experiência, cases de sucesso, depoimentos e anos de mercado do fornecedor.
  11. Segurança dos dados. Isso inclui a necessidade de cuidar dos dados de terceiros também de acordo aos padrões da lei LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
  12. Possibilidade de acesso de vários locais com relatórios acessíveis remotamente por parte da liderança e do time a cargo de controles internos e da administração.
  13. Definir os custos de implementação como o plano mensal acorde as necessidades do negócio para cada fornecedor finalista.
  14. Perguntar se existem atualizações automáticas do sistema e treinamentos periódicos? Conferir se existem custos adicionais para estes casos.

Recomendo que peça recomendação a outros profissionais e donos de negócio do ramo para listar ao menos 10 possíveis fornecedores de sistema de gestão e reduzir essa lista para uns 5 ou 6 finalistas em base aos critérios que você definiu para cobrir a sua necessidade. Junte-se com representantes de diversos departamentos da sua empresa para avaliar cada uma delas pontuando cada uns dos critérios definidos. Para esse tipo de exercício dinâmico entre várias pessoas, gosto de recomendar usar uma lousa como a seguinte (pode ser uma ferramenta online caso não possa ser uma reunião física).

CRITÉRIOSEmpresa #1Empresa #2Empresa #3
Critério #1Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10
Critério #2Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10
Critério #3Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10
Critério #4Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10
Critério #5Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10
Critério #6Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10Avaliar de 0 a 10
TOTALSoma totalSoma totalSoma total

Pode usar quantos critérios e empresas quiser. Só deixei recomendações para ajudar você. O importante do exercício é definir qual é a sua necessidade e seguir algum critério para poder ter mais assertividade na sua escolha. Pode avaliar cada critério como quiser (de 0 a 3, de 0 a 5, etc…), o importante é que possam ser comparados no final.

Como o intuito deste artigo é te ajudar a tomar a melhor decisão e pela minha experiência no mercado, na atualidade recomendo muito o sistema da Beetech por cobrir todos os quesitos acima descritos com nota alta e preço muito justo.

Em caso de empate no resultado final, deixe o seu time escolher o fornecedor para que contribuam no sucesso da empresa.

 cada categoria, coloque primeiro 1 ou 2 pratos com preço menor para o cliente não desistir da compra.

Em caso de empate, deixe o seu time escolher o fornecedor para que contribuam no sucesso da empresa.

AUTOR

Jesús Rey

Consultor empresarial especialista em negócios alimentícios

@jesusreyconsultor

jesusrey@ingembaconsulting.com

www.InGembaConsulting.com

WhatsApp: (19) 9 7157-6868

Youtube InGemba Consulting

Se você é proprietário de um restaurante, bar, cafeteria ou indústria do setor alimentício, lidera uma equipe e deseja melhorar os seus resultados assim como o engajamento do seu time, essa é a sua chance.

Junto com os meus parceiros, ajudo os negócios de Food Service a alavancar os seus resultados implementando estratégias de crescimento, com foco no atendimento ao cliente, rentabilidade e eficiência operacional.

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